Privacy

Privacybeleid

Forest (House of Freedom BVBA, Mechelsesteenweg 271 bus 1.1, 2018 Antwerpen) helpt bedrijven groeien op een gestructureerde en georganiseerde manier door ervoor te zorgen dat ondernemers zich 100% kunnen focussen op hun core business. Je kan bij ons terecht voor een heel uitgebreid aanbod aan diensten. Aan de ene kant analyseren en verbeteren we administratieve processen, aan de andere kant bieden we operationele ondersteuning. 

In dit document schetsen we ons privacybeleid dat van toepassing is op het gebruik van onze Forest diensten en website. Wij bieden ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een contactformulier via onze website en/of contact op te nemen per e-mail. Deze opsomming is echter niet limitatief. Niet opgesomde en/of eventuele nieuwe websitetoepassingen vallen eveneens automatisch onder onderstaande privacyverklaring.

Forest neemt jouw privacy ernstig. Met deze privacyverklaring willen we je dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze privacyverklaring is geheel in overeenstemming met de normen van de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de GDPR/AVG (General Data Protection Regulation / Algemene Verordening Gegevensbescherming).

 

Verwerkingsdoeleinden  

Wanneer je naar onze website surft, bewaren wij bepaalde gegevens in statistieken (Google Analytics). Die gegevens omvatten het browsertype, IP-adres, het besturingsprogramma dat je gebruikt en de domeinnaam van de website die je naar onze website doorverwezen heeft. Deze statistieken gebruiken we om het surfgedrag van onze bezoekers te analyseren. Op basis daarvan kunnen wij onze website optimaliseren voor onze gebruikers. De statistieken zijn compleet anoniem. 

Persoonsgegevens worden voor diverse doeleinden verwerkt. Wij waken er echter over dat wij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. 

 Forest verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klanten- en orderbeheer (o.a. klantenadministratie, opvolgen van bestellingen/leveringen, facturatie en het verzenden van nieuwsbrieven).

 

Rechtsgronden voor de verwerking en verzameling van gegevens

Door het gebruik van onze website, contactgegevens en diensten kunnen een aantal persoonsgegevens verzameld worden. Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon (hierna afgekort “gegevens”). De gegevens kunnen op verschillende manieren worden ingezameld, niet limitatief, met name wanneer:

  • Je gebruik maakt van onze diensten
  • Je solliciteert op een vacature
  • Je contact met ons opneemt via het online contactformulier en/of e-mail
  • Je abonneert op onze nieuwsbrief en/of gelinkt bent met sociale media

Forest kan verder je gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe jouw toestemming hebt gegeven.

Daarnaast, wanneer je het contactformulier op onze website invult, verwerken we jouw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam) enkel met het doel om jouw bericht te kunnen behandelen.

Wanneer je inschrijft op onze nieuwsbrief, slaan we jouw e-mailadres op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. Je e-mailadres wordt veilig opgeslagen bij Teamleader en Mailchimp.

Als je klant bij ons bent, slaan we ook jouw contact- en facturatiegegevens op in Teamleader. Voor een optimale uitvoering van jouw overeenkomst met Forest, of in de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken. Bij het aanmaken van jou als contact in ons datasysteem (Teamleader) noteren we daarom jouw voor- en familienaam, GSM/telefoon, e-mail, taal en geslacht. Ook voorzien we enkele tags met het doel om jouw status (bv. voormalige klant, huidige klant, prospect), hoedanigheid (bv. partnerbedrijf, freelancer) en je contactafkomst (netwerkevent) meer te concretiseren. Deze gegevens zullen we enerzijds gebruiken in het kader van dataopslag met het oog op efficiënte communicatie, authenticatie, analyse en rapportage en anderzijds in het kader van dataverwerking met het oog op het uitvoeren van de samenwerkingsovereenkomst. Kortom zijn al deze gegevens nodig om de samenwerking vlot te laten verlopen.

Ook staat het je vrij bijkomende gegevens (adres, website, bankgegevens, eventuele gemeenschappelijke connecties) mee te delen met het oog op een meer nauwkeurige samenwerking.

Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimale uitvoering van jouw overeenkomst met Forest. Indien er zich een probleem voordoet, dienen deze gegevens ook om je snel te kunnen contacteren.

 

Veiligheid

Forest, Mailchimp en Teamleader nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onder meer onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.

Mailchimp beveiligt jouw data en maakt deel uit van een gecertificeerd EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus jouw privacy.

Ook Teamleader, onze cloud-serviceprovider, onderneemt alle nodige maatregelen om in regel te zijn met de GDPR. Al hun maatregelen staan vermeld in hun TOM, of de technische en organisatorische gegevensbeveiligingsmaatregelen.

Verder wordt er gebruik gemaakt van onder andere firewalls, antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. Het aantal werknemers dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is eveneens beperkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken voor de klant. De verwerking zal daarenboven gebeuren met inachtneming van de Wet bescherming persoonlijke levenssfeer (Privacywet 8/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR EU2016/679).

 

Overmaken aan derden en bewaartermijnen

Forest zal in geen enkel geval de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. In uitzonderlijke gevallen hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties bv. sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen of betreffende een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Bovendien kan onze onderneming beroep doen op freelancers om een deel van onze diensten aan hen uit te besteden om onze klanten nog beter van dienst te zijn en sneller verder te helpen. Maar ook leveranciers zoals onder andere ICT bedrijven die instaan voor onderhoud en beheer van onze website, juridische bijstand, sociaal secretariaat, marketing bureaus, ons datasysteem, ... kunnen wij gebruik van maken.

Persoonsgegevens mogen uiteraard niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is in functie van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De bewaartermijn kan in die optiek dan ook, afhankelijk van het doeleinde, verschillen. Uiteraard heb je steeds het recht je te beroepen op onderstaande rechten.

 

Wat zijn jouw rechten? 

In overeenstemming met de General Data Protection Regulation van 26 april 2016 (GDPR of AVG), beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens

Klanten beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage). Eventueel onjuiste of onvolledige gegevens kan je laten wijzigen/aanvullen of verwijderen (rectificatie), of vragen om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening (overdraagbaarheid).

Recht om te worden vergeten

Een bezoeker/klant heeft altijd het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen uit onze databases. 

Recht om klacht in te dienen

Indien de klant van mening is dat wij zijn gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heeft de klant het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T. 02 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

 

Wijzigingen

Forest heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. Iedere aanpassing zal op de website gepubliceerd worden. Wanneer je onze website bezoekt, ben je automatisch gebonden aan de voorwaarden van het (gewijzigde) privacybeleid. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van het privacybeleid van kracht na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.forestcompany.be.

 

Tot wie kan je je richten?

Indien je vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van je rechten, kan je contact opnemen via privacy@forestcompany.be of via het privacyformulier.

 

Deze versie van de privacyverklaring werd op 18 september 2018 het laatst gewijzigd.