Privacyverklaring House Of Freedom bvba

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van jouw persoonsgegevens als onderdeel van onze service aan jou als klant, sollicitanten en andere betrokkenen. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door House of Freedom bvba, hierna Forest, als Verwerkingsverantwoordelijke. Forest heeft haar maatschappelijke zetel te Mechelsesteenweg 271 bus 1.1 te 2018 Antwerpen met ondernemingsnummer 0661.611.462. Het bezoekadres is Noordstraat 4 te 2550 Kontich.

Forest neemt jouw privacy ernstig. Met deze Privacyverklaring willen we je dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze Privacyverklaring is geheel in overeenstemming met de normen van de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de GDPR (General Data Protection Regulation).

Concreter zal Forest de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk te vragen of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot neemt Forest de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging van persoonsgegevens waarborgen. Voorlopig heeft Forest nog geen DPO. Volgens de huidige GDPR-regelgeving is dit ook niet nodig, gezien de grootte van ons bedrijf en de beperkte mate waarin wij persoonsgegevens verwerken.

Deze Privacyverklaring is versie twee en was laatst bijgewerkt op 7/06/2019.

1 Forest

Forest helpt bedrijven groeien op een gestructureerde en georganiseerde manier door ervoor te zorgen dat ondernemers zich 100% kunnen focussen op hun core business. Je kan bij ons terecht voor een heel uitgebreid aanbod aan administratieve diensten. Aan de ene kant analyseren en verbeteren we administratieve processen, aan de andere kant bieden we operationele ondersteuning. Concreet wil Forest jouw partner zijn voor administratieve hulp en office management.

In die context komen wij in contact met persoonsgegevens, zowel van onze eigen medewerkers en sollicitanten, als van onze klanten. Forest is verantwoordelijk voor deze gegevens en om daarmee om te gaan op een manier die overeenkomt met de geldende wettelijke eisen.

2 Persoonsgegevens

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon (hierna afgekort ook ‘gegevens’). De gegevens kunnen op verschillende manieren worden ingezameld, met name wanneer:

logo je gebruik maakt van onze administratieve diensten (klant);
logo je solliciteert op een vacature of voor een stageplaats (sollicitant);
logo je onze website bezoekt en contact met ons opneemt via het online contactformulier en/of e-mail (prospect, bezoeker);
logo je abonneert op onze nieuwsbrief (abonnee).
 

2.1 Welke persoonsgegevens verwerken we?

Forest kan jouw gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe jouw toestemming hebt gegeven. Wij verwerken jouw identificatiegegevens om te communiceren via e-mail, via het contactformulier op de website, bij het versturen van onze nieuwsbrief of rechtstreeks met één van onze medewerkers en wanneer we telefonisch contact hebben.
 

2.1.1 Klant

Als je klant bij ons bent, slaan we jouw contact- en facturatiegegevens op in onze CRM en facturatiesoftware (Teamleader). Bij het aanmaken van jou als contact in dit datasysteem noteren we:

logo voornaam;
logo familienaam;
logo telefoon en/of mobiel nummer;
logo e-mail;
logo taal;
logo bedrijf;
logo tags met het doel om jou als contact meer te concretiseren:

  • status (bv. voormalige klant, huidige klant, prospect);
  • hoedanigheid (bv. partnerbedrijf, leverancier);
  • contactafkomst (bv. netwerkevent).

Ook staat het je vrij bijkomende gegevens (adres, website, bankgegevens, eventuele gemeenschappelijke connecties) mee te delen met het oog op een meer nauwkeurige samenwerking.


2.1.2 Sollicitant

Wanneer je bij ons solliciteert voor een vaste betrekking of een stage, verwerken we in ons datasysteem:

logo voornaam;
logo familienaam;
logo telefoon en/of mobiel nummer;
logo e-mail.


2.1.3 Prospect

In de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken in ons datasysteem:

logo voornaam;
logo familienaam;
logo telefoon en/of mobiel nummer;
logo e-mail;
logo taal;
logo bedrijf.
 

2.1.4 Bezoeker website

Wanneer je naar onze website surft, houden wij geen persoonsgegevens van jou bij door middel van cookies. Meer info over ons cookiebeleid vind je ietsje verder terug in deze verklaring bij puntje vier.

Daarnaast, wanneer je het contactformulier op onze website invult, verwerken we jouw identificatiegegevens enkel met het doel om jouw bericht te kunnen behandelen:

logo voornaam;
logo familienaam;
logo telefoon en/of mobiel nummer;
logo e-mail;
logo bedrijf.
 

2.1.4 Abonnee

Wanneer je inschrijft op onze nieuwsbrief, slaan we jouw e-mailadres op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. De software die we gebruiken om dit te doen is Mailchimp.


2.2 Verwerkingsdoeleinden

Forest waakt erover dat zij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. 
 

2.2.1 Wat doen we met die gegevens?

Om te kunnen communiceren in het kader van een professionele relatie, verwerken we persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

logo klantbeheer:

  • facturatie en administratie;
  • inplannen van projecten en communicatie omtrent lopende projecten;
  • feedbackformulieren toesturen en gebruiken om onze diensten te verbeteren;

logo leverancierbeheer - facturatie en administratie;
logo werving & selectie - recruitment en sollicitaties;
logo communicatie omtrent onze dienstverlening, aanvragen voor administratieve ondersteuning en andere soortgelijke communicatie.
 

2.2.2 Waarom verwerken we die gegevens?

Forest verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen zoals het aanrekenen van diensten die aan de klant verleend werden of om onze wettelijk verplichte boekhouding te voeren.

Ook komen wij onze contractuele verplichtingen naar onze klanten na door het opleveren van rapporten van administratieve audits of over het verloop van het project, documentatie, templates, etc.

In het kader van werving & selectie verzamelen we gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Dit kan via een antwoord op onze vacatures op onze website of social media, e-mails of andere duidelijke acties waarbij een sollicitant aangeeft interesse te hebben om te solliciteren.

Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om je vrijblijvend een feedbackformulier door te sturen tijdens of na een project. Dit enkel en alleen om onze dienstverlening te kunnen optimaliseren door middel van het aftoetsen van de tevredenheid van onze klanten en de vaardigheden van onze medewerkers. In het geval van projecten die gesubsidieerd worden met de KMO-portefeuille zijn wij zelfs verplicht om na het afronden van elk project een tevredenheidsonderzoek te doen.

Tevens voor het versturen van onze nieuwsbrieven beroepen we ons ook op, naast toestemming, gerechtvaardigd belang. Dit aangezien de inhoud van deze nieuwsbrief betrekking heeft op onze core business en onze dagelijkse werking, waarbij onze klanten baat bij hebben hierover te worden geïnformeerd.


2.3 Bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is in functie van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De bewaartermijn kan in die optiek, afhankelijk van het doeleinde, verschillen.

logo klantbeheer:

  • facturatie en administratie:
    • 7 jaar
    • voor KMO-portefeuille: stavingsstukken voor een advies (over-eenkomst, facturen, kopie van het adviesverslag): 10 jaar vanaf de startdatum van de prestaties
  • inplannen van projecten en communicatie omtrent lopende projecten:
    • 1 jaar na einde van het contract
  • feedbackformulieren toesturen en gebruiken om onze diensten te verbeteren:
    • voor KMO-portefeuille: tot 2 jaar na einde van het project
    • voor Forest en haar medewerker: tot einde arbeidscontract medewerker

logo leverancierbeheer - facturatie en administratie:

  • 7 jaar

logo werving & selectie - recruitment en sollicitaties:

  • niet aangenomen: worden verwijderd binnen de maand na sollicitatie
  • niet aangenomen, maar wel interessante kandidaat: werfreserve, indien toestemming worden de gegevens nog 1 jaar na sollicitatie bijgehouden

logo communicatie omtrent onze dienstverlening, aanvragen voor administratieve ondersteuning en andere soortgelijke communicatie:

  • 6 maand na laatste contact
     

2.4 Overmaken aan derden

Forest zal in geen enkel geval de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.

Zo draait ons e-mailsysteem (Outlook) extern omdat een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is meer garanties kan bieden omtrent veiligheid dan dat wij dat zelf zouden kunnen.

Om te zorgen dat onze facturen, feedbackformulieren, rapporten, e.d. correct aankomen, staan jouw identificatiegegevens in een extern gehoste applicatie (Teamleader). Hetzelfde geldt voor het versturen van onze nieuwsbrieven (Mailchimp).

Ook gebruiken we een interne chat applicatie (Slack) die extern gehost wordt, het is mogelijk dat jouw naam hier in vernoemd wordt in het kader van projectbesprekingen.

Verder hebben wij in uitzonderlijke gevallen de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties, zoals bv. bij fiscale verplichtingen of betreffende een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Concreet betekent dit dat we dus geen persoonsgegevens geven aan partijen die deze gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. We maken daarnaast wel gebruik van een aantal verwerkers, wat betekent dat het om partijen gaat die jouw gegevens enkel mogen verwerken voor doeleinden die wij bepalen. Op die manier maken we gebruik van leveranciers zoals onder andere ICT bedrijven (voor onderhoud en beheer van onze website), organisaties die juridische bijstand leveren, het sociaal secretariaat, een externe copywriter, ...

3 Veiligheid

Forest, Outlook, Teamleader, Mailchimp en Slack nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onder meer onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.

Bij Forest wordt er gebruik gemaakt van onder andere antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. De verwerking zal daarenboven gebeuren met inachtneming van de Wet bescherming persoonlijke levenssfeer (Privacywet 8/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR EU2016/679).

Outlook en Microsoft in het algemeen, profileerden zich als eersten als een ‘GDPR compliant’ dienstverlener. Hoe de verschillende Microsoft producten en diensten jou precies helpen om te voldoen aan de wetgeving, lees je in het Microsoft Trust Center.

Ook Teamleader, onderneemt alle nodige maatregelen om in regel te zijn met de GDPR. Al hun technische en organisatorische gegevensbeveiligingsmaatregelen staan vermeld in hun dataverwerkingsovereenkomst.

Mailchimp heeft veel van hun interne werkwijzen en verklaringen gewijzigd om GDPR-compliant te zijn. Zo hebben ze hun ‘Data Processing Addendum’ en hun externe leverancierscontracten bijgewerkt om te voldoen aan de vereisten van de GDPR. Daarnaast maken ze ook deel uit van een gecertificeerd EU-U.S. Privacy Shield Framework.

Slack heeft hulpmiddelen en processen geïntroduceerd om ervoor te zorgen dat zowel hun producten als hun klanten voldoen aan de vereisten van de GDPR. In hun eigen GDPR-beleid vind je meer informatie terug over hun GDPR-compatibiliteit.

4 Cookies

Op de website www.forestcompany.be van Forest maken we (beperkt) gebruik van cookies.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een website wordt gegenereerd en door jouw internet wordt opgeslagen in de browser. Het doel is om informatie over jou te onthouden. Cookies maken het mogelijk voor een website om je browser te herkennen en om snel en eenvoudig te surfen op een website. Deze cookies bevatten dus informatie, bv. de taalvoorkeur, zodat deze informatie niet telkens opnieuw ingegeven dient te worden bij een nieuw bezoek aan de website. Sommige cookies zorgen er dan weer voor dat een website grafisch netjes verschijnt, andere dat een websiteapplicatie correct werkt. Als je niet wil dat een website cookies op jouw computer plaatst, kan je jouw browser zo instellen.

4.1 Soorten cookies die gebruikt kunnen worden

logo First party cookies worden enkel door een website zelf geplaatst en zorgen ervoor dat de website goed functioneert en dat jouw voorkeuren onthouden worden.
logo Third party cookies worden dan weer door een derde partij met een andere domeinnaam op de website geplaatst en dienen om jouw gebruikservaring beter en persoonlijker te maken. Een voorbeeld hiervan is Google Analytics die het gebruik van de website meten.
 

4.2 Hoe kan je cookies uitschakelen?

Als je cookies wenst te blokkeren, kan je dit steeds doen via jouw browserinstellingen. Wij verwijzen je hiervoor graag door naar de helppagina van jouw specifieke browser:

logo Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/nl-NL/windows7/Block-enable-or-allow-cookies
logo Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=nl&answer=95647
logo Firefox: http://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelenwebsitesvoorkeuren?redirectlocale=nl&redirectslug=Cookies+in+en+uitschakelen
logo Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042

Houd er rekening mee dat bepaalde grafische elementen door het uitschakelen van cookies mogelijk niet zo duidelijk zijn, of dat het onmogelijk is om bepaalde applicaties te gebruiken.
 

4.3 Welke cookies gebruikt Forest?

Forest doet alles wat nodig is om de website vlot te laten verlopen, wat betekent dat sommige elementen van de website het gebruik van cookies vereisen. Bepaalde cookies worden gebruikt om er zeker van te zijn dat de website optimaal kan functioneren. Voor het gebruik van deze cookies, heeft Forest een legitiem belang.

Kortom, Forest gebruikt geen third party cookies voor bijvoorbeeld statistische of marketing doeleinden. Wij gebruiken enkel first party cookies, namelijk essentiële cookies die minimaal nodig zijn om de website goed te laten functioneren.

Andere soorten cookies eten we gewoon zelf op…

5 Wat zijn jouw rechten?

In overeenstemming met de General Data Protection Regulation van 26 april 2016 (GDPR), beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarin voorziet de informatie in dit deeltje. Alle aanvragen tot uitoefening van deze rechten van de betrokkene kunnen gestuurd worden naar privacy@forestcompany.be.

Hieronder vatten we alle relevante rechten nog eens samen.
 

5.1 Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens

Betrokkenen beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage). Eventueel onjuiste of onvolledige gegevens kan je laten wijzigen/aanvullen of verwijderen (rectificatie), of vragen om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening of zelf te ontvangen in een universeel leesbaar formaat (overdraagbaarheid).
 

5.2 Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt ten allen tijde het recht om jouw gegeven toestemming in te trekken.

In het geval van jouw inschrijving op onze nieuwsbrief, kan je ook uitschrijven via een link die je terugvindt in elke nieuwsbriefmail.
 

5.3 Recht om te worden vergeten

Betrokkenen hebben altijd het recht om hun gegevens te laten verwijderen uit onze databases als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze Privacyverklaring of als je jouw toestemming voor de verwerking intrekt.

Let op: dit recht is niet altijd van toepassing. In sommige gevallen is het niet mogelijk om jouw gegevens te verwijderen, maar dit zullen wij duidelijk aangeven.
 

5.4 Recht op bezwaar

Wanneer je vindt dat wij jouw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken, kan je bezwaar aantekenen tegen deze verwerking. Dit bijvoorbeeld in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie.
 

5.5 Recht om klacht in te dienen

Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit in België:

logo Gegevensbeschermingsautoriteit
logo Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
logo tel: 02 274 48 00
logo e-mail: contact@apd-gba.be
logo website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6 Wijzigingen

Forest heeft het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen. Iedere aanpassing zal op onze website gepubliceerd worden. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van de Privacyverklaring van kracht na datum van publicatie. Wanneer we wijzigingen doen in onze verklaring, zullen we de datum en het versienummer van de ‘laatste update’ van onze Privacyverklaring aanpassen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin moedigen we aan om regelmatig onze Privacyverklaring te lezen.