Make time for your passion

Make time for your passion

Rondslingerende bestelbonnen, onbetaalde facturen, collega’s die je te pas en te onpas vragen naar hun vakantiedagen en, o ja, het printpapier is op… Wie aan het hoofd staat van een klein, maar groeiend bedrijf, krijgt al gauw een punthoofd van al het papierwerk en bijkomende administratieve zaken. Het gevolg? Ondernemers wiens dagen ongewild gevuld zijn met allerhande futiliteiten, wat ten koste gaat van het doen bloeien van hun passie. En dat levert veel stress en frustratie op, weet First Forest Lady Anya Kussé.

 

Voordat Anya in 2016 met Forest startte, had ze er zelf al een aantal jaren op zitten als freelance administratieve hulp. Ondanks dat de bedrijven waar ze over de vloer kwam verschilden in grootte, sector, bedrijfscultuur, was er altijd één grote overeenkomst: de verhouding tussen inhoudelijk werk en administratieve taken was zoek geraakt. Ze zag ondernemers, creatives at heart, die een groot deel van hun tijd genoodzaakt waren bezig te zijn met zaken waar hun prioriteiten niet lagen (laat staan hun hart). “Een schrijnend beeld”, schetst Anya.

“Aan de basis van Forest ligt dan ook de wens om zo’n zaakvoerder te ontzorgen en te ontlasten, zodat hij weer kan doen waar hij het gelukkigst van wordt en zijn bedrijf kan doen groeien.” Als administratieve partners-in-crime, hebben Anya en haar team een antenne voor tijdopslokkende stoorzenders. Enkele van de meestvoorkomende én manieren om deze uit de weg te ruimen, legt Anya graag aan je voor.

 

1. Zet collega’s die vragen stellen (letterlijk) op stil

Een veelgehoorde klacht onder ondernemers: de dagen dat hij/ zij op zich kantoor bevindt, zijn niet geheel toevallig de dagen waarop hij/ zij het minst productief blijkt te zijn. De reden? (Nieuwe) collega’s die je voor het één of het ander aan de mouw komen trekken.

Een chatsysteem zou een oplossing kunnen bieden, volgens Anya. “Een vraag van een collega komt nooit op het goede moment: je zit net in een belangrijk telefoongesprek, of typt een zin van een mail. Bij ons worden vragen gesteld in het chatsysteem Slack. Als er iets binnen is, krijg ik een melding, en kan ik ervoor kiezen om er mee af te handelen wanneer ik de tijd heb. Zo worden ook andere collega’s in de ruimte niet gestoord.” Als de afhandeling van een vraag langer dan 15 minuten in beslag zou nemen, adviseert Anya om dit daadwerkelijk in te plannen in de agenda. Wat ons brengt bij het volgende punt…

 

2. Neem een digitale agenda én plan deze in tot de laatste minuut

Een ouderwetse papieren agenda is volgens Anya een absolute no-go: al die losse krabbels en post-its zorgen enkel voor nog meer stress in een al vol ondernemershoofd. “Plan taken op voorhand in in een digitale agenda en reserveer er realisistische tijdsblokken voor”, zegt Anya.

Wie met losse to-do lijstjes werkt kan zichzelf nogal in de nesten werken: een omschreven taak (“mails doen”) kan immers weinig lijken, maar uiteindelijk voor voldoende werk voor enkele uren zorgen.

Voor wie meer tijd wil hebben, geldt in de regel hetzelfde advies als voor mensen die bijvoorbeeld meer geld willen sparen: bewust stilstaan bij waar het heen gaat. Anya: “Ik adviseer om twee of maximaal drie keer per dag een tijdsblok af te bakenen voor het doen van mails. Zo voorkom je dat je een uur achter je computer zit, en na afloop het idee hebt: waar heb ik nu eigenlijk allemaal gedaan?” Ook handig: voorzie in je agenda zogenaamde ‘open ruimtes’ voor onverwachte, dringende zaken; het leven van een ondernemer is immers alles behalve voorspelbaar.

 

3. Met de handen in het haar? Besteed het uit

Wie door de bomen het bos niet meer ziet, kan een professional in de arm slaan. “Jij doet je ding, wij doen de rest”, zo vat Anya het graag samen. “Niet alleen kan een tijdelijke, flexibele administratieve collega het uitvoerende werk op zich nemen, ook wordt er strategisch meegedacht over een betere plan van aanpak: hoe kan er in dit bedrijf meer mentale rust en efficiëntie komen?”

Anya en haar team hopen een eerste aanspreekpunt voor de andere collega’s te worden op de werkvloer, zodat de ondernemer verder kan met de orde van de dag. Wanneer er nog onvoldoende zicht is op of een vaste administratieve collega daadwerkelijk nodig is, kan er besloten worden om dit rustig af te toetsen aan een flexibele hulp. “Nadat wij een tijdje hebben meegewerkt in het bedrijf, is de conclusie vaak dat er of een vaste kracht aangenomen moet worden, of het bedrijf is dusdanig geoptimaliseerd, dat het weer in volle kracht vooruit kan. Allebei de opties zijn voor ons ontzettend bevredigend en geven kennis van een gezonde onderneming, waar de prioriteiten goed zitten”, glimlacht Anya.