Efficiënt omgaan met mails

Mails

Waar je aan het prille begin van je ondernemerscarrière nog reikhalzend uitkeek naar nieuwe mails (want: mogelijk opwindend nieuws en leuke taken), blijkt de inbox na verloop van tijd een devil in disguise te zijn. Als het ene envelopje na het andere verschijnt op je scherm, is de verleiding groot er meteen op te klikken, te lezen, te reageren: actie! Het gevolg? Een verspilde werkdag: terwijl jij denkt dat je hard aan het werk bent, blijven de écht belangrijke taken liggen. “E-mail moet je zien als een lastig kind dat discipline nodig heeft”, aldus First Forest Lady Anya. “Doe je dat niet, dan dreigt het je leven over te nemen.” De boodschap is duidelijk: e-mail is niet jouw vriend. Hoe houd je je mailbox in bedwang en je hoofd koel? Anya (in haar inbox zitten steeds maximaal zes mails, jawel!) geeft tips.

1. Beperk je e-mailtijd

Loop jij om de 10 minuten naar je brievenbus om eens te zien of er nieuwe post is gekomen? Nee, natuurlijk niet! Waarom zou je dit dan wel doen met je mails? Anya raadt aan niet vaker dan een paar keer per dag je in je mailbox te begeven. “Ik check mijn mail twee of drie keer op een dag, op vaste tijdstippen of tussen taken in. Achteraf sluit ik mijn mailprogramma af, en zet soms zelfs het internet uit.”

We hoeven niet stante pede te reageren op iedere mail die binnenkomt: volgens Anya kan het merendeel van e-mails prima wachten tot het jóu uitkomt. Let wel, de Gouden Regel van Productiviteit geldt ook voor je mailbox: als je iets doet, doe dan enkel dat. Dus: wanneer je met je mails bezig bent, doe dan nog niks van het werk dat erin vervat zit- dit komt later wel.

 

2. Lees mails maar één keer

Anya: “Ik lees een nieuwe mail maar één keer, en beslis gelijk wat ik ermee wil doen: verwijderen, beantwoorden of als taak inplannen.” Ze gelooft niet in vlaggetjes (‘belangrijk’, ‘minder belangrijk’, enzovoort): dit is een uiteindelijk niets meer dan een virtuele to-do list, en we weten al dat Anya dáár geen fan van is (lees blog 1: How to: make time for your passion).
 

Door op deze wijze door haar mails te ‘hakken’, heeft ze altijd maar maximaal vijf of zes mails in haar inbox staan. “In mijn mailbox kun je niet scrollen. Als ik de dag afsluit, heb ik geen ongelezen items. Dit zorgt voor rust in mijn hoofd.”

 

3. Maak een goede mappenstructuur aan

Om nog even de vergelijking met papieren post te maken: idealiter legt niemand stapels brieven van de afgelopen dagen, weken of maanden neer op zijn bureau om te verstoffen. Post wordt afgehandeld én gearchiveerd. “Ik ben ervan overtuigd dat alles in de wereld zijn plek heeft”, zegt Anya. “De inbox zou geen verzamelplaats moeten zijn voor alles wat er maar binnenkomt.”

Ze is een groot voorstander van het archiveren van mails in vooraf ingestelde mappen. “Maak bijvoorbeeld maximaal 10 hoofdcategorieën aan, en geef de mappen titels die relevant zijn voor je werkstroom: mails van cliënten, mails van collega’s, nieuwsbrieven, enzovoort. Hiermee houd je het overzicht en kan je steeds een duidelijke afweging maken: Wat is een prioriteit en wat kan wachten?” Nog een voordeel van mappen: je vindt snel terug wat je zoekt.

 

4. Stel Regels in en maak gebruik van standaardmails

Een handige tool waar je misschien nog niet van af wist: de Regels. Door een Regel in te stellen, komen berichten van personen of over bepaalde onderwerpen direct in de juiste map terecht: nog minder werk voor jou!

Anya: “Ik heb een dergelijk mailregeltje ingesteld voor de CC-map: als mijn e-mailadres in CC staat, ga ik ervan uit dat het niet dringend is en dat ik er niet direct iets voor hoef te doen. Hierdoor is de overload aan mails in Postvak IN minder.” Een andere grote tijdbespaarder? Standaardmails. “Sommige mailtjes stuur je zo vaak dat het handig is om ze te automatiseren”, zegt Anya. “Wij hebben veel templates klaar staan in het programma Teamleader.
En anders maken we veel gebruik van bijlages: pdf’s waar de broodnodige informatie in staat over het concept Forest en hoe wij te werk gaan, bijvoorbeeld. Het enige wat je dan nog rest is het typen van een persoonlijke aanhef, en klaar is je mail.”